Ogni giorno le organizzazioni creano una quantità sempre maggiore di contenuti digitali per condurre il proprio business. Oltre a ciò, team di professionisti quali designer creativi, ingegneri, avvocati e agenzie governative collaborano per creare, aggiornare e distribuire documenti, pagine web, immagini e file multimediali.

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Storicamente, queste organizzazioni si sono affidate ad un’unità di rete condivisa per memorizzare i propri dati, chiedendo agli utenti di creare, cercare, aggiornare e distribuire manualmente documenti, immagini e file multimediali. Tuttavia, molti dei fattori che regolano le aziende moderne, come per esempio la conformità alle normative, la protezione delle informazioni aziendali riservate e la riduzione dei costi, stanno costringendo le aziende ad adottare sistemi per la gestione dei contenuti, al fine di automatizzare la gestione delle risorse digitali. I sistemi di gestione dei contenuti e del workflow aiutano le aziende a:

• Semplificare la gestione dei contenuti utilizzando una struttura centralizzata, dove gli utenti possano cercare, consultare e condividere le informazioni desiderate
• Migliorare la collaborazione e i processi aziendali, attraverso il controllo delle versioni, l’analisi dei documenti, il monitoraggio delle modifiche e l’approvazione dei documenti
• Proteggere le informazioni riservate, assegnando ruoli e responsabilità agli utenti e controllando i diritti d’accesso
• Ridurre gli errori costosi, quali la distribuzione delle versioni sbagliate dei documenti
• Soddisfare qualsiasi conformità normativa, come per esempio SOX e HIPPA, attraverso una migliore gestione dei documenti soggetti a controllo normativo e attraverso processi aziendali di importanza chiave a livello di ingegnerizzazione, produzione e vendite

Nel corso degli anni, i sistemi di gestione dei contenuti sono cresciuti; ora offrono tantissime funzionalità differenti e consistono in moltissimi tipi di applicazioni. Queste funzionalità includono:

• Document Management, per ritrovare e conservare documenti elettronici, inclusi contratti di vendita e comunicati stampa
• Collaboration, per consentire ai gruppi di utenti di creare, consultare, aggiornare e pubblicare documenti, così come ripristinare vecchie versioni dei documenti modificati
• Records Management, per classificare e conservare informazioni aziendali, governative e personali, quali certificati di nascita, radiografie e artefatti
• Knowledge Management, per conservare e condividere documenti, semplificando il trasferimento di informazioni
• Web Content Management, per creare, consultare, aggiornare e pubblicare documenti su un sito web pubblico o su una intranet interna
• Workflow and Business Process Management, per automatizzare il trasferimento dei documenti da una persona all’altra, dalla creazione fino all’approvazione

I sistemi per la gestione dei contenuti e dei flussi di lavoro sono finora stati disponibili solo alle grandi aziende, in grado di sostenere grandi investimenti a livello di software e hardware. Tuttavia, grazie ai numerosi prodotti open source disponibili per le infrastrutture, le aziende possono oggi realizzare in poco tempo e con una spesa limitata sistemi per la gestione dei contenuti. MySQL consente agli ISV e agli OEM di realizzare moderni prodotti per la gestione dei contenuti e dei flussi di lavoro grazie ai seguenti vantaggi:

• Facilità d’installazione, configurazione e utilizzo, che consentono agli ISV e agli OEM di integrare MySQL nei propri prodotti facilmente e rapidamente, per offrire ai clienti una soluzione completa
• Prestazioni elevate, che rendono estremamente rapida la ricerca di specifici file e funzioni di workgroup (es. modifica e aggiornamento dei file)
• Elevata affidabilità, che contribuisce alla qualità generale della soluzione di gestione dei contenuti. Importanti ISV quali Adobe, SAS e Sage hanno scelto MySQL proprio per la sua elevata affidabilità
• Rapporto qualità/prezzo, che consente agli ISV/OEM di implementare una soluzione di gestione dei contenuti ad un costo inferiore rispetto alla concorrenza. Gli OEM/ISV possono quindi puntare alle grandi aziende, così come alle piccole e medie imprese
• Amministrazione nulla, affinché i clienti non debbano assumere appositi DBA per gestire il database (in particolare, le piccole e medie aziende spesso non possono permettersi di assumere un DBA dedicato).

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